LA HOJA DE CALCULO
¿Qué es una hoja
de cálculo?
Una hoja de cálculo es un programa
informático que ayuda a organizar, analizar y almacenar datos en un formato
tabular y automatizar los cálculos. Esta herramienta fue desarrollada para
reemplazar las hojas de cálculo en papel ampliamente utilizadas por los
contadores y llevarlas a un nivel digital más moderno.
La mayoría de los cálculos
(especialmente en el campo de la contabilidad) se realizan en formato de hoja
de cálculo. Recuerde cómo se ve el costo estimado, la nómina, el saldo
financiero, el pago del proveedor de servicios públicos. Con la llegada de las
hojas de cálculo, se ha vuelto fácil y sencillo resolver aquellas tareas
computacionales que antes requerían del usuario al menos conocimientos básicos
de programación.
El programa de computadora procesa
los datos en las celdas de la tabla. Cada uno de ellos puede contener no solo
números, sino también texto, así como los resultados obtenidos como resultado
de la aplicación de fórmulas. Estos últimos calculan y muestran valores
automáticamente al interactuar con el contenido de las celdas. Con su ayuda,
puede sumar, restar, multiplicar una gran cantidad de números a la vez,
compararlos, determinar la media aritmética, encontrar el indicador más grande
y más pequeño y más.
Cada usuario de la hoja de cálculo
tiene la capacidad de personalizar los valores que guarda y ver cómo los
cambios que realiza afectan el resultado. Esta opción es especialmente útil
para realizar análisis “si”, ya que la velocidad del estudio en este caso
aumenta significativamente en comparación con los cálculos manuales. Además del
conjunto estándar de operaciones aritméticas (suma, resta, multiplicación y
división), los programas de hojas de cálculo modernos ofrecen funciones que le
permiten realizar operaciones estadísticas y financieras. Por ejemplo, puede
calcular la desviación estándar o el valor actual neto si programa previamente
la función deseada en la fórmula. También pueden manejar tareas más
específicas, como convertir texto en números.
Algunos todavía creen que una hoja de
cálculo es una hoja simple marcada en columnas y filas, que se puede
"dibujar" fácilmente en el mismo documento de MS Word. Esta opinión
es errónea, porque de hecho es una herramienta realmente poderosa que le permite
realizar cálculos complejos y, por lo tanto, simplificar la solución de
problemas en varios campos.
Uso de hojas de
cálculo
Las hojas de cálculo han reemplazado a
las tablas de papel en todas las áreas de nuestras vidas. Inicialmente, se
desarrollaron para resolver problemas solo en contabilidad, pero hoy en día se
usan ampliamente donde sea necesario para crear, clasificar y usar listas en
formato tabular: desde un jardín de infantes hasta una gran corporación.
En las empresas de fabricación se
utiliza activamente un procesador de hojas de cálculo como parte de un sistema
de información automatizado: allí se ingresan datos sobre el cumplimiento de
pedidos, la cantidad de materias primas, el estado del equipo, etc.
En el mundo de los negocios, donde la
información sobre productos, empresas, datos bancarios se actualiza cada
minuto, es simplemente imposible prescindir de hojas de cálculo y programas
especiales para ellos. La constante modernización del software ya creado y la
aparición de otros nuevos simplifica enormemente el trabajo con él y aumenta su
accesibilidad para los usuarios, incluso con un nivel básico de alfabetización
informática.
Las hojas de cálculo son una
herramienta indispensable no solo para contadores, sino también para
empresarios, comerciantes, economistas y representantes de otras profesiones.
Hacen posible de forma fácil y sencilla, sin necesidad de una formación
especial, realizar incluso los cálculos más complejos, simular situaciones y
mucho más. En esencia, es una calculadora poderosa con una gran cantidad de
características y capacidades valiosas que aumentan en gran medida la
eficiencia del trabajo de sus usuarios.
Historia de
la aparición
La idea de la hoja de cálculo pertenece al científico
estadounidense Richard Mattesich, quien en 1961 publicó su estudio
"Budgeting Models and System Simulation". En 1970, el concepto que
propuso fue complementado por los canadienses René Pardo y Remy Landau.
Presentaron una solicitud ante la organización de patentes para documentar
oficialmente la autoría del algoritmo que desarrollaron para calcular
automáticamente el orden natural de las hojas de cálculo. La institución lo
rechazó, pero los autores no se dieron por vencidos y demandaron a la oficina.
Como resultado, lograron una decisión a su favor: se obtuvo una patente.
René Pardo y Remy Landau crearon el programa LANPAR
(Lenguaje para Programar Matrices al Azar) en el verano de 1969 después de
graduarse de la Universidad de Harvard. Permitió la programación arbitraria de
conjuntos completos de datos. LANPAR fue utilizado por la compañía
estadounidense de telecomunicaciones AT&T, la compañía canadiense de telecomunicaciones
Bell Canada y otras 18 compañías telefónicas en Canadá, así como la empresa
automotriz General Motors. Con su ayuda, se elaboraron presupuestos locales y
nacionales.
VisiCalc
Si consideramos la hoja de cálculo como una categoría
separada de software, se considera que su "padre" es el programador
estadounidense Daniel Bricklin, quien, junto con su colega y amigo Bob
Frankston, creó el programa VisiCalc en 1979. La hoja de cálculo fue diseñada
para la computadora personal Apple II. Por cierto, fue gracias a ella que esta
PC se volvió extremadamente popular, pasando de ser un pasatiempo para los
aficionados a la tecnología a una herramienta de negocios común y buscada.
Después del éxito de la versión "apple" en 1981,
VisiCalc se introdujo en las computadoras de 8 bits IBM PC, Atari, Commodore
PET, TRS-80. Así, a principios de la década de 1980, el concepto de hojas de
cálculo se hizo ampliamente conocido y VisiCalc se convirtió en el primero de
ellos. Combina la funcionalidad principal del software de hoja de cálculo con
una interfaz interactiva WYSIWYG, recálculo automatizado, barras de estado y
fórmulas, copia de rango con referencias absolutas y relativas, y creación de
fórmulas mediante la selección de celdas de referencia específicas. La revista
PC World luego escribió sobre VisiCalc como la primera hoja de cálculo, pasando
por alto que tenía un predecesor: LANPAR.
En una
entrevista, Daniel Bricklin contó cómo se le ocurrió la idea de crear VisiCalc.
En el salón de clases de la universidad, vio como el profesor dibujaba una
tabla en la pizarra, donde ingresaba los resultados de los cálculos. Cuando se
descubrió un error en los cálculos, el maestro tuvo que borrar y volver a
ingresar el contenido de varias líneas durante mucho tiempo. Esto le dio al
joven Bricklin la idea de que este proceso podría replicarse en una
computadora. El tablero en este caso sirvió como modelo que demostraba los
resultados de las fórmulas básicas. Así nació la primera hoja de cálculo
VisiCalc.
SuperCalc
SuperCalc es una hoja de cálculo desarrollada e introducida
por Sorcim en 1980. Incluido por primera vez en el paquete de software del
sistema operativo CP/M para la microcomputadora portátil Osborne 1.
SuperCalc apareció como un competidor de VisiCalc. A fines
de 1980, el creador de la primera computadora portátil comercialmente exitosa,
Adam Osborne, estaba buscando a alguien que vendiera hojas de cálculo para su
creación, Osborne 1. Al principio, quería adquirir los derechos de VisiCalc,
pero se negó. Luego le pidió a Sorcim que le hiciera una tabla que pudiera
competir con VisiCalc. Esta solicitud fue concedida y Gary Baleisen se hizo
cargo del desarrollo. La novedad le costó a Osborne 20.000 dólares. La
presentación del producto fue todo un éxito. Como resultado, SuperCalc se
incluyó con la computadora Osborne 1 como parte de su software y también se
vendió por separado por $ 295. En 1982, esta hoja de cálculo se transfirió a
MS-DOS.
Lotus 1-2-3
La popularidad de la PC de IBM creció lentamente después de
su lanzamiento en agosto de 1981. La razón principal: la mayoría de los
programas utilizados para ello eran "no nativos". Creado en noviembre
de 1982, el programa Lotus 1-2-3 ayudó a cambiar radicalmente esta situación.
Fue escrito específicamente para la PC de IBM, por lo que tuvo un rendimiento
excelente. El éxito de Lotus 1-2-3 provocó un auge en las ventas de IBM PC. Los
usuarios se sintieron atraídos por la alta tolerancia a fallas, así como por
las mejoras significativas en la velocidad y los gráficos. Según estos parámetros,
VisiCalc en Apple II ahora se quedó atrás.
Lotus 1-2-3 pronto expulsó a VisiCalc del mercado de hojas
de cálculo. Durante varios años ocupó el estatus de la hoja de cálculo más
solicitada para MS-DOS.
A muchos les interesa saber por qué aparecen los números
“1-2-3” en el nombre del programa. La respuesta es simple. El desarrollador
designó así la cantidad de elementos que la componen: tablas, gráficos y la
funcionalidad principal de la base de datos.
Microsoft Excel
Microsoft desarrolló la primera versión de Excel para
computadoras personales Macintosh y la lanzó a fines de septiembre de 1985.
Para el sistema operativo Windows, apareció más tarde, en noviembre de 1987.
Por alguna razón, Lotus no tenía prisa por lanzar hojas de cálculo para
Windows, y esto hizo posible que Excel superara a la competencia en términos de
ventas desde 1988. Así, Microsoft se convirtió en el principal desarrollador de
software. Cuando Lotus finalmente presentó su producto para Windows, Microsoft
ya estaba trabajando arduamente para crear todo el paquete de Office. En 1995,
las hojas de cálculo de Excel tomaron la delantera en el mercado de software en
esta categoría, desplazando finalmente a Lotus 1-2-3 de allí. En 2013, IBM
descontinuó oficialmente Lotus 1-2-3.
Excel
es el primer procesador de hojas de cálculo que le dio al usuario la
oportunidad de ajustar la "apariencia" de la tabla justo en el
proceso de trabajar con ella: cambie la apariencia de las celdas, los símbolos
y la fuente. También implementó por primera vez el llamado recálculo de celda
inteligente. La esencia del método era actualizar solo aquellos que dependen de
los modificados. Anteriormente, todas las celdas de las hojas de cálculo se
recalculaban automáticamente. Este procedimiento se realizaba después de cada
nuevo cambio (si la tabla era grande, tomaba tiempo) o después de un comando
del usuario (los valores restantes que no se recalculaban podían ser confusos).
Hojas de
cálculo hoy
Uno de los procesadores de hojas de cálculo más populares y
solicitados en el mundo actual es MS Excel. El programa está incluido en la
suite de Microsoft Office. Microsoft Excel es un programa que gestiona de
manera eficiente las hojas de cálculo. Las principales tareas para las que se
suele utilizar son: computar, organizar y analizar datos. Ayuda a elaborar
cuentas elementales, planificar un presupuesto familiar, así como hacer
diagramas 3D complejos y mantener una contabilidad completa para una empresa.
El espacio de trabajo de Excel está representado por hojas.
Un conjunto de tales hojas se llama libro. Cuando se inicia el programa, el
usuario ve la primera hoja del libro que se abre por defecto en la pantalla. Su
nombre estándar es "Libro1", pero puede cambiarlo si es necesario. La
hoja consta de columnas y filas (puede contener un máximo de 256 columnas y 65.536
filas). Cada columna está designada por una letra del alfabeto inglés, mientras
que las filas están simplemente numeradas. Una celda está formada por la
intersección de una fila y una columna y recibe automáticamente su propia
dirección (por ejemplo, una celda ubicada en el “cruce” de la fila 1 y la
columna A tiene la dirección A1). El archivo que contiene los libros de Excel
tiene la extensión .xls.
Los
desarrolladores de Excel han encontrado el término medio: una funcionalidad
bastante amplia combinada con la máxima accesibilidad para el usuario promedio.
Esto permitió que el programa ganara gran popularidad en poco tiempo. En la
actualidad, Excel mantiene constantemente una posición de liderazgo en el
mercado de las hojas de cálculo.
Microsoft
Excel es, con mucho, uno de los mejores programas de hojas de cálculo que
existen, pero no está exento de defectos. El principal de ellos es el costo.
Afortunadamente, hoy en día hay muchas alternativas gratuitas y más asequibles
que funcionan igual de bien.
Ventajas de
las hojas de calculo
Entre las principales ventajas se encuentran:
1. Disponibilidad. La
gran mayoría de quienes trabajan con hojas de cálculo en Excel hoy en día no
han completado cursos especiales de capacitación. Máximo: una breve sesión
informativa sobre el menú del programa de un colega o amigo. Esta es una gran
ventaja en comparación con, por ejemplo, el lenguaje de programación C++, que
es poco probable que un usuario promedio que está lejos de TI lo domine, incluso
en un mes.
2. Apertura
y estática. Estas cualidades simplifican enormemente la corrección de
errores. La principal dificultad para encontrar errores es encontrar el momento
en que comenzó la falla. En otros programas, tendría que "dar un paso
atrás" todo el tiempo, deshaciendo todo hasta donde ocurrió el error. No
es necesario hacer esto en hojas de cálculo. Lo más importante aquí es
encontrar la primera celda con datos incorrectos y corregirlos. Todo lo demás
se levantará automáticamente.
3. Independencia. El
usuario solo establece la fórmula y el sistema realiza los cálculos
automáticamente. Este concepto está en el corazón de todas las hojas de
cálculo.
Versiones
de Microsoft Excel
